Правила документооборота в организации

Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.

Документооборот на предприятии: правила и принципы

Основные правила организации документооборота в учреждении [c. Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов г. В эти годы в литературе термин документооборот практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином организация переписки.

Термин документооборот в эти годы обозначает и движение документов, и их объем количество 1, поэтому в нормативных документах х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям , выполняемым в процессе этого движения приему, отправке, регистрации и т. Права и обязанности Г.

Должность Г. На небольших предприятиях бухгалтерию возглавляет старший бухгалтер. Административно он подчиняется непосредственно руководителю предприятия , а в отношении порядка и методов ведения учета — Г. Указания и распоряжения Г. В соответствии с действующим законодательством банки вправе осуществлять расчеты путем зачета взаимных требований с последующим погашением сальдо путем перевода денежных средств по корреспондентским счетам.

Межбанковский клиринг может осуществляться как на базе РКЦ, так и специализированными центрами, созданными банками определенного района или банками, входящими в одну группу. Клиринговый центр является отдельным юридическим лицом , созданным, как правило, в форме акционерного общества. В основном в качестве учредителей клиринговых центров выступают крупные коммерческие банки. Отношения между клиринговыми центрами и участниками регламентируются договором о расчетном обслуживании, после чего клиентам клиринговых центров открываются специальные лицевые счета , по которым и происходит зачет взаимных требований.

Таким образом, существенно уменьшается документооборот и сокращаются сроки исполнения платежей. Клиринговая деятельность подлежит лицензированию Банком России. В офисе предприятия технология работы с документа- ми может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Например, офис торговой организации занят преимущественно оформлением документов купли-продажи товаров , а скажем, редакция газеты или журнала — подготовкой материалов к публикации и версткой издания.

Однако чем шире сфера и масштабы деятельности учреждения организации, предприятия , тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами система делопроизводства.

Она предполагает не только единые правила документирования, то есть оформления документов , но и единый порядок организации движения документов документооборота.

Принципы организации документооборота В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации — их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д. Покровский, П. Керженцев и др. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения , гг. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации учреждении , так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

Тема № 13. Основные требования к организации документооборота.

Документооборот в организации пример схема Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1 составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2 передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3 проверка принятых документов бухгалтером по форме проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов , по содержанию законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей и арифметическая проверка; 4 обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка расценка — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Читайте также: Документооборот между организациями Как организовать документооборот. Это зависит от того, в каком направлении движется документопоток: Входящая документация поступающая в компанию извне ; Исходящая направляемая в контролирующие органы, клиентам, партнерам и т. Внутренняя не выходящая за пределы фирмы ; Движение входящих документов включает следующие операции: прием, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение, распределение по структурным подразделениям, регистрация, присвоение идентификационных номеров, рассмотрение руководством, вынесение резолюций и их исполнение, отправку ответов. Документооборот в организации пример схема по заработной плате Кроме того, для эффективного управления документооборотом организации целесообразно выбрать наиболее подходящую к ее специфике организационную форму: Аккумулирует все технологические операции в специализированном структурном подразделении. Его роль может играть канцелярия, отдел делопроизводства или даже определенный сотрудник: секретарь или офис-менеджер. В одном отделе производится весь цикл технологических операций с момента получения или создания документа до его передачи на архивное хранение. Подобная организационная форма оптимальна лишь в том случае, если оборот документов не превышает 10 тысяч документов в год. Подразумевает создание отдельной делопроизводственной службы для каждого структурного подразделения компании.

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Общие положения 1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в наименование организации далее - Положение и Организация. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает наименование подразделения далее - Служба делопроизводства. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

Полезное видео:

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация делопроизводства и документооборота в организации Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов. Определение и назначение Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении. Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании. Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Основные правила организации документооборота в учреждении [c. Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов г. В эти годы в литературе термин документооборот практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином организация переписки. Термин документооборот в эти годы обозначает и движение документов, и их объем количество 1, поэтому в нормативных документах х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям , выполняемым в процессе этого движения приему, отправке, регистрации и т. Права и обязанности Г.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Макович Г. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Документооборот в Организации Пример Схема

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Делопроизводство может быть: общим — касающимся основной деятельности компании, кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров, секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения, электронным — когда часть информации передается в цифровом формате. Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел. Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет ст. Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. Пример Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.

Основные требования к организации документооборота. Характеристики документооборота. Правила учёта документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться; каждое перемещение документа должно быть оправданным; следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов. Основными нормативно-методическими документами, регулирующими документооборот в организации, являются: Инструкция по делопроизводству, график документооборота может быт приложением к инструкции по делопроизводству. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.